CRM para academias: captación de alumnos, pruebas de nivel y matrícula
Un CRM para academias sirve para que ninguna persona interesada se pierda entre la primera consulta y la matrícula. EduRolia nació como CRM de admisiones para colegios, pero el flujo es muy parecido en academias de idiomas, refuerzo escolar, música u oposiciones: alguien pregunta, se le informa, hace una clase de prueba o una prueba de nivel y decide si se matrícula. Esta página explica qué cubre EduRolia en ese recorrido y qué queda fuera.
Respuesta rápida: EduRolia para academias
- Qué es: un CRM de captación y matrícula que centraliza interesados, visitas o clases de prueba, tareas y comunicaciones.
- Para quién: academias con varias personas atendiendo consultas, o con picos de captación en septiembre y enero.
- Qué problema resuelve: consultas repartidas entre WhatsApp, teléfono, email y formularios, sin saber quién está pendiente de respuesta.
- Qué no hace: no gestiona horarios de clase, asistencia, facturación ni cobro de cuotas; para eso sigue haciendo falta vuestro programa de gestión.
- Cuándo encaja mejor: academias con matrícula por curso o trimestre y un proceso de varias fases antes de inscribirse.
El problema habitual: consultas que se enfrían
En una academia, la mayoría de las matrículas se deciden en pocas semanas. Si una familia o un adulto pregunta por un curso y nadie le responde ese mismo día, o se le informa pero nadie vuelve a llamar después de la clase de prueba, es muy probable que acabe en otra academia.
El problema rara vez es la falta de interesados. Suele ser que las consultas llegan por demasiados canales, cada persona del equipo apunta las cosas a su manera y no hay una lista común de quién está pendiente de qué.
Del primer contacto a la matrícula en una academia
| Fase | Qué suele pasar | Qué registra EduRolia |
|---|---|---|
| Consulta | Llega por WhatsApp, teléfono, formulario web o en persona. | Ficha del interesado con origen, curso o nivel de interés y responsable. |
| Información | Se envían precios, horarios y modalidades. | Comunicaciones enviadas y próxima acción con fecha. |
| Clase de prueba o prueba de nivel | Se agenda una sesión o una evaluación inicial. | Visita o cita registrada, con notas y resultado. |
| Decisión | El interesado compara, pide descuento o lo deja para más adelante. | Estado en el pipeline y tareas de seguimiento para no olvidarlo. |
| Matrícula | Se formaliza la inscripción. | Paso a matriculado y motivo de pérdida cuando no se inscribe. |
Señales de que la academia necesita un CRM
- Las consultas de WhatsApp se quedan en el móvil de una sola persona.
- No sabéis cuántas clases de prueba acaban en matrícula.
- En septiembre hay más consultas de las que el equipo puede seguir con Excel.
- Nadie vuelve a contactar con quien dijo «lo pienso y os digo».
- Dirección no sabe qué canal trae más alumnos ni qué cursos tienen más demanda.
Qué aporta EduRolia y qué no
EduRolia ordena la parte comercial: quién ha preguntado, por qué curso, qué se le ha dicho, cuándo vino a la clase de prueba y cuál es el siguiente paso. Con el pipeline, el equipo ve de un vistazo qué interesados necesitan atención esta semana, y dirección puede revisar la conversión por curso, nivel o canal sin consolidar hojas de cálculo.
Lo que EduRolia no hace es la gestión académica y administrativa del alumno ya matriculado: horarios, grupos, asistencia, recibos o cobros. Si ya usáis un programa de gestión de academias, EduRolia se sitúa antes, en la captación, y el alumno pasa a ese programa cuando se matrícula.
CRM de captación frente a programa de gestión de academias
| Necesidad | CRM de captación (EduRolia) | Programa de gestión de academias |
|---|---|---|
| Atender y seguir consultas | Sí, es su función principal. | Normalmente limitado o inexistente. |
| Clases de prueba y pruebas de nivel | Se registran como visitas con resultado y siguiente paso. | Depende del programa. |
| Conversión por canal y curso | Informes de pipeline y motivos de pérdida. | Poco habitual. |
| Horarios, grupos y asistencia | No. | Sí. |
| Recibos y cobro de cuotas | No. | Sí. |
Qué revisar en una demo si sois una academia
Conviene comprobar cómo se registran las consultas que llegan por WhatsApp y formularios, cómo se agenda y se anota una clase de prueba, qué estados del pipeline necesitáis (por ejemplo, «prueba de nivel hecha» o «pendiente de grupo») y qué informes quiere ver dirección al final de cada campaña.
Si vuestra academia tiene matrícula abierta todo el año y muy pocas consultas, quizá todavía os baste con una hoja bien organizada. EduRolia aporta más cuando hay volumen, varias personas atendiendo y campañas de captación concretas.
¿Queréis ver cómo sería la captación de vuestra academia en EduRolia?
En la demo revisamos vuestros canales de entrada, las clases de prueba y los estados que necesitáis hasta la matrícula.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM para academias?
Es una herramienta para centralizar a las personas interesadas en los cursos de una academia y hacer su seguimiento desde la primera consulta hasta la matrícula: canal de origen, comunicaciones, clase de prueba, próximas acciones y resultado.
¿EduRolia sirve para academias de idiomas o de refuerzo?
Sí, cuando la academia tiene un proceso de captación con varias fases: consulta, información, clase de prueba o prueba de nivel y matrícula. EduRolia nació para colegios, pero ese flujo es el mismo.
¿EduRolia gestiona horarios, asistencia o cobros?
No. EduRolia cubre la captación hasta la matrícula. La gestión del alumno matriculado (grupos, horarios, asistencia, recibos) corresponde a vuestro programa de gestión.
¿Puedo gestionar las consultas que llegan por WhatsApp?
EduRolia permite gestionar en un mismo proceso los interesados que llegan por WhatsApp, email y formularios web. La conexión concreta de cada canal depende de la configuración de la academia.
¿Cuánto cuesta?
Los planes y lo que incluye cada uno están en la página de precios. El importe final se confirma en la propuesta según vuestro volumen y necesidades.
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