Politica de privacidad para ChatGPT

Majotek Global Solutions S.L. presta la integracion de EduRolia con ChatGPT y actua como responsable del tratamiento respecto de los datos tecnicos, de autenticacion, seguridad y funcionamiento necesarios para ofrecer está conexion.

Los centros educativos que utilizan EduRolia determinan que datos incorporan al CRM, quien puede acceder a ellos y con que base juridica se tratan dentro de su propio proceso de admisiones.

La integracion puede tratar datos de autenticacion y contexto de acceso, como el identificador de usuario verificado, el rol asignado, los permisos o scopes concedidos y los centros autorizados.

Tambien puede tratar datos del CRM de admisiones necesarios para las funcionalidades disponibles: métricas agregadas del pipeline, identificadores de admisión cuando sean necesarios para continuar una operación, nombre visible de familia, etapa del pipeline, estado, curso academico, proxima fecha de seguimiento, tipo de seguimiento y centro asociado.

En la busqueda de admisiones, alumnos, familias y contactos, la integracion puede consultar datos almacenados en EduRolia para localizar el registro adecuado. Las respuestas aplican minimizacion de datos y evitan exponer información que no sea necesaria para la consulta o accion solicitada.

Cuando la información afecte a alumnos menores protegidos, la integracion debe aplicar un criterio restrictivo y no devolver a ChatGPT datos identificativos del alumno si no resulta imprescindible y autorizado.

Ademas, se tratan los terminos de busqueda introducidos por la persona usuaria y metadatos tecnicos mínimos de la solicitud para fines de seguridad, trazabilidad, auditoria y correcto funcionamiento.

La finalidad de está integracion es permitir que personas usuarias autorizadas consulten información de admisiones gestionada en EduRolia y, cuando exista una herramienta habilitada para ello, ejecuten determinadas acciones permitidas desde una interfaz compatible de ChatGPT.

La integracion puede incluir herramientas de consulta, como resumen del pipeline, seguimientos pendientes, busqueda de admisiones, familias y contactos, y centros autorizados; y herramientas de accion limitadas a operaciones concretas del CRM que se validan antes de ejecutarse.

El tratamiento realizado por Majotek Global Solutions S.L. para prestar está integracion se basa en la ejecucion de la relacion contractual y en el interes legitimo de garantizar la seguridad, trazabilidad y funcionamiento del servicio.

Respecto de los datos del CRM incorporados por cada centro educativo, corresponde al propio centro determinar la base juridica aplicable y cumplir sus deberes de información frente a familias, alumnos y demas personas interesadas.

La conexion requiere autenticacion y autorizacion previa. El acceso se concede unicamente a personas usuarias con cuenta activa en EduRolia, permisos suficientes y acceso a uno o varios centros autorizados.

Una vez autorizada la conexion, ChatGPT puede solicitar al servidor de EduRolia consultas o acciones dentro del alcance de las herramientas disponibles. Cada solicitud se valida con la identidad autenticada y no con identificadores introducidos manualmente por el modelo.

Si una herramienta realiza una accion de escritura, el cambio se aplica sobre el registro original de EduRolia y queda sujeto a las politicas de gestión, conservacion y auditoria propias del CRM.

Cuando la persona usuaria realiza una consulta, EduRolia devuelve a ChatGPT unicamente la información necesaria para responder dentro del alcance de la herramienta invocada.

En el resumen del pipeline, la respuesta contiene datos agregados por fase, estado y, en su caso, por centro autorizado. En los seguimientos pendientes y busquedas puede incluir centro, curso, estado, fase, proxima actuacion y otros campos de contexto estrictamente vinculados a la consulta.

Cuando una herramienta de accion se completa, la respuesta debe ser minima y orientada a confirmar el resultado, sin devolver de nuevo el registro completo salvo que sea estrictamente necesario para el flujo solicitado.

La integracion no debe devolver tokens OAuth, secrets, cookies, JWT completos, claves internas ni credenciales.

La integracion puede combinar herramientas de consulta y herramientas capaces de modificar información dentro de EduRolia. Estas acciones están limitadas por las herramientas habilitadas, los permisos del usuario autenticado y las restricciones del centro educativo.

Determinadas operaciones pueden requerir confirmacion en ChatGPT antes de completarse. ChatGPT no puede superar los permisos del usuario, acceder a otros centros, ejecutar acciones inexistentes ni obtener información arbitraria de la base de datos.

Las respuestas generadas por ChatGPT no sustituyen la revision en EduRolia cuando una decision sea relevante para el proceso de admisiones.

Para prestar está integracion intervienen proveedores tecnologicos necesarios para la autenticacion, la infraestructura y la experiencia de uso. En la arquitectura verificada de está funcionalidad se han identificado servicios de autenticacion, infraestructura y la propia interfaz de ChatGPT para el acceso autorizado.

Majotek Global Solutions S.L. no actua como representante de OpenAI y el uso de ChatGPT también está sujeto a las condiciones y politicas aplicables de OpenAI.

No se realizaran cesiones a terceros para finalidades propias distintas de las aqui descritas, salvo obligacion legal o cuando resulten necesarias para la prestacion tecnica del servicio.

Los datos del CRM permanecen sujetos a las politicas de conservacion definidas por cada centro educativo dentro de EduRolia.

En la revision tecnica realizada para está integracion no se ha identificado en el codigo público una politica especifica y documentada de conservacion diferenciada para los datos procesados por la conexion con ChatGPT. Cualquier plazo concreto adicional requiere validacion juridica y operativa antes de publicarse.

EduRolia aplica controles razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada por la integracion.

La integracion se basa en verificacion de tokens, validacion de permisos, restriccion por roles autorizados, segregacion por centros accesibles y minimizacion de datos en las respuestas.

Las personas interesadas pueden ejercer los derechos que les reconozca la normativa aplicable, incluyendo acceso, rectificacion, supresion, oposicion, limitacion del tratamiento y portabilidad cuando proceda.

Si los datos han sido incorporados al CRM por un centro educativo, la solicitud debera dirigirse preferentemente a ese centro como responsable del tratamiento de su proceso de admisiones.

Esta integracion depende de servicios de terceros para autenticacion, infraestructura y consumo desde ChatGPT. Cuando el uso de la integracion implique tratamiento por parte de OpenAI u otros proveedores, resultaran aplicables sus propias condiciones y politicas.

En la revision tecnica realizada no se documentan en el codigo público de está funcionalidad detalles suficientes para afirmar aqui transferencias internacionales concretas, ubicaciones de tratamiento o garantias adicionales especificas. Esos extremos deben validarse juridicamente con la documentacion contractual y de proveedores vigente.

La persona usuaria o el centro puede revocar la autorizacion otorgada a ChatGPT desde los flujos de conexion o revocacion disponibles en EduRolia.

Tras la revocacion, ChatGPT dejara de poder consultar información nueva o ejecutar nuevas acciones a traves de está integracion hasta que se conceda una nueva autorizacion valida. La revocacion no revierte automaticamente cambios que ya se hubieran aplicado correctamente en EduRolia.

Majotek Global Solutions S.L. podra actualizar está politica para adaptarla a cambios legales, tecnicos o funcionales. La version vigente sera la publicada en está misma URL junto con su fecha de entrada en vigor.

Para consultas relacionadas con está integracion y privacidad puedes escribir a support@majotek.com.