Politica de privacidad para ChatGPT

Majotek Global Solutions S.L. presta la integracion de EduRolia con ChatGPT y actua como responsable del tratamiento respecto de los datos tecnicos, de autenticacion, seguridad y funcionamiento necesarios para ofrecer esta conexion.

Los centros educativos que utilizan EduRolia determinan que datos incorporan al CRM, quien puede acceder a ellos y con que base juridica se tratan dentro de su propio proceso de admisiones.

La integracion puede tratar datos de autenticacion y contexto de acceso, como el identificador de usuario verificado, el rol asignado, los permisos o scopes concedidos y los centros autorizados para la consulta.

Tambien puede tratar datos del CRM de admisiones necesarios para las funcionalidades disponibles: metricas agregadas del pipeline, identificadores de admision, nombre visible de familia, etapa del pipeline, estado, curso academico, proxima fecha de seguimiento, tipo de seguimiento y centro asociado.

En la busqueda de admisiones, alumnos, familias y contactos, la integracion puede consultar nombres y datos de contacto almacenados en EduRolia. Sin embargo, la salida actual expuesta a ChatGPT en esa funcionalidad enmascara email y telefono antes de responder.

Ademas, se tratan los terminos de busqueda introducidos por la persona usuaria y metadatos tecnicos minimos de la solicitud para fines de seguridad, trazabilidad y correcto funcionamiento.

La finalidad de esta integracion es permitir consultas en modo solo lectura sobre informacion de admisiones gestionada en EduRolia desde una interfaz compatible de ChatGPT.

En concreto, la version actual permite resumir el pipeline, consultar seguimientos pendientes, buscar admisiones, alumnos, familias y contactos, y mostrar los centros a los que la persona usuaria ya tiene acceso autorizado.

El tratamiento realizado por Majotek Global Solutions S.L. para prestar esta integracion se basa en la ejecucion de la relacion contractual y en el interes legitimo de garantizar la seguridad, trazabilidad y funcionamiento del servicio.

Respecto de los datos del CRM incorporados por cada centro educativo, corresponde al propio centro determinar la base juridica aplicable y cumplir sus deberes de informacion frente a familias, alumnos y demas personas interesadas.

La conexion requiere autenticacion y autorizacion previa. El acceso se concede unicamente a personas usuarias con cuenta activa en EduRolia, permisos suficientes y acceso a uno o varios centros autorizados.

Una vez autorizada la conexion, ChatGPT puede solicitar datos de solo lectura al servidor MCP de EduRolia. La autorizacion vigente limita las herramientas publicas a consultas, sin creacion, edicion, borrado ni envio de registros en el CRM.

Cuando la persona usuaria realiza una consulta, EduRolia devuelve a ChatGPT unicamente la informacion necesaria para responder dentro del alcance de la herramienta invocada.

En el resumen del pipeline, la respuesta contiene datos agregados por fase, estado y, en su caso, por centro autorizado. En los seguimientos pendientes y busquedas puede incluir nombre visible de familia, identificador de admision, centro, curso, estado, fase, proxima actuacion y otros campos de contexto estrictamente vinculados a la consulta.

En la herramienta de busqueda de contactos, los emails y telefonos que se muestran a ChatGPT se devuelven en formato enmascarado en la respuesta de la integracion actual.

La version actual de la integracion no crea, actualiza, elimina, envia ni modifica registros de EduRolia.

Las respuestas generadas por ChatGPT no sustituyen las revisiones o acciones que deban realizarse directamente en el CRM. Si una decision es relevante para el proceso de admisiones, debe comprobarse en EduRolia antes de actuar.

Para prestar esta integracion intervienen proveedores tecnologicos necesarios para la autenticacion, la infraestructura y la experiencia de uso. En la arquitectura verificada de esta funcionalidad se han identificado servicios de autenticacion, infraestructura y la propia interfaz de ChatGPT para el acceso autorizado.

Majotek Global Solutions S.L. no actua como representante de OpenAI y el uso de ChatGPT tambien esta sujeto a las condiciones y politicas aplicables de OpenAI.

No se realizaran cesiones a terceros para finalidades propias distintas de las aqui descritas, salvo obligacion legal o cuando resulten necesarias para la prestacion tecnica del servicio.

Los datos del CRM permanecen sujetos a las politicas de conservacion definidas por cada centro educativo dentro de EduRolia.

En la revision tecnica realizada para esta integracion no se ha identificado en el codigo publico una politica especifica y documentada de conservacion diferenciada para los datos procesados por la conexion con ChatGPT. Cualquier plazo concreto adicional requiere validacion juridica y operativa antes de publicarse.

EduRolia aplica controles razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacion tratada por la integracion.

La arquitectura verificada incluye verificacion de tokens, validacion de permisos, restriccion por roles autorizados, segregacion por centros accesibles y herramientas publicas configuradas como solo lectura.

Las personas interesadas pueden ejercer los derechos que les reconozca la normativa aplicable, incluyendo acceso, rectificacion, supresion, oposicion, limitacion del tratamiento y portabilidad cuando proceda.

Si los datos han sido incorporados al CRM por un centro educativo, la solicitud debera dirigirse preferentemente a ese centro como responsable del tratamiento de su proceso de admisiones.

Esta integracion depende de servicios de terceros para autenticacion, infraestructura y consumo desde ChatGPT. Cuando el uso de la integracion implique tratamiento por parte de OpenAI u otros proveedores, resultaran aplicables sus propias condiciones y politicas.

En la revision tecnica realizada no se documentan en el codigo publico de esta funcionalidad detalles suficientes para afirmar aqui transferencias internacionales concretas, ubicaciones de tratamiento o garantias adicionales especificas. Esos extremos deben validarse juridicamente con la documentacion contractual y de proveedores vigente.

La persona usuaria o el centro puede revocar la autorizacion otorgada a ChatGPT desde los flujos de conexion o revocacion disponibles en EduRolia.

Tras la revocacion, ChatGPT dejara de poder consultar informacion nueva a traves de esta integracion hasta que se conceda una nueva autorizacion valida.

Majotek Global Solutions S.L. podra actualizar esta politica para adaptarla a cambios legales, tecnicos o funcionales. La version vigente sera la publicada en esta misma URL junto con su fecha de entrada en vigor.

Para consultas relacionadas con esta integracion y privacidad puedes escribir a support@majotek.com.