Jornadas de puertas abiertas en colegios: cómo prepararlas y hacer el seguimiento
Publicado 2026-10-11 | Actualizado 2026-10-11 | 8 min | Por el equipo de EduRolia (Majotek Global Solutions S.L.)
Una jornada de puertas abiertas es, para muchos colegios, el momento con más familias interesadas de todo el curso. También es donde más oportunidades se pierden: se recogen nombres en una hoja, la jornada sale bien y, una semana después, nadie sabe a quién había que llamar ni qué preguntó cada familia. Esta guía ordena lo que conviene hacer antes, durante y después para que la jornada se convierta en visitas, solicitudes y matrículas.
Para qué sirve una jornada de puertas abiertas
La jornada no es el final del proceso de admisión, sino el principio de una conversación. Su objetivo real es que cada familia salga con una idea clara del proyecto educativo y que el colegio salga sabiendo quién vino, qué le interesa y cuál es el siguiente paso con cada una.
Por eso conviene medirla por lo que pasa después —visitas individuales, entrevistas y solicitudes— y no solo por el número de asistentes. Una jornada con menos familias pero bien seguidas suele dar más matrículas que una muy concurrida sin seguimiento.
Antes de la jornada
Lo que conviene tener resuelto una o dos semanas antes.
- Fecha, horario y aforo por sesión, con una alternativa para quien no pueda asistir.
- Inscripción previa con los datos mínimos: nombre, contacto, curso o etapa de interés y cómo conocieron el colegio.
- Confirmación automática al inscribirse y recordatorio uno o dos días antes.
- Guion de la jornada: bienvenida, proyecto educativo, recorrido, turno de preguntas y cierre con siguiente paso.
- Reparto de papeles: quién recibe, quién guía cada grupo, quién atiende preguntas sobre plazas, horarios o cuotas.
- Material que la familia se lleva o recibe después: dossier, calendario de admisión y forma de pedir una visita individual.
Durante la jornada: qué registrar de cada familia
Lo importante no es tomar muchas notas, sino las justas para poder hacer un buen seguimiento.
- Si asistió o no (para separar a quien vino de quien se inscribió y no acudió).
- Curso o etapa para el que busca plaza y fecha prevista de incorporación.
- Dudas o preocupaciones que expresó: plazas, horarios, comedor, idiomas, cuotas, transporte.
- Nivel de interés percibido y si pidió algo concreto (visita individual, entrevista, documentación).
- Quién del equipo se encarga de su seguimiento.
Después de la jornada: el seguimiento por días
Un calendario orientativo. Lo que importa es que cada familia tenga un responsable y una próxima acción con fecha.
| Cuándo | Con quién | Qué hacer |
|---|---|---|
| Mismo día o día siguiente | Todas las familias que asistieron | Mensaje de agradecimiento con el material prometido y la forma de pedir una visita individual. |
| Primeros 2–3 días | Familias con interés alto o que pidieron algo | Llamada o mensaje personal para resolver sus dudas y proponer visita o entrevista. |
| Primera semana | Familias inscritas que no acudieron | Ofrecer otra fecha o una visita individual. |
| Segunda semana | Familias sin respuesta | Un último contacto y registrar el motivo si no siguen adelante. |
| Antes del plazo de solicitudes | Familias activas | Recordar plazos y documentación; en concertados, separar este seguimiento del proceso oficial. |
Errores habituales
- Recoger los datos en papel o en hojas separadas por cada persona del equipo.
- No distinguir entre inscritos y asistentes, y escribir a todos igual.
- Dejar el seguimiento para «cuando haya tiempo»: a la semana, el interés de la familia ya ha bajado.
- Que nadie sea responsable de cada familia y se llame dos veces a unas y ninguna a otras.
- Medir la jornada solo por asistentes, sin saber cuántas visitas y solicitudes generó.
Cómo medir si la jornada funcionó
| Indicador | Cómo se calcula | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Asistencia | Asistentes / inscritos | Ver si la inscripción y los recordatorios funcionan. |
| Paso a visita o entrevista | Visitas individuales / asistentes | Saber si la jornada genera interés real. |
| Paso a solicitud | Solicitudes / asistentes | Comparar jornadas y cursos entre sí. |
| Tiempo de primer contacto | Días entre la jornada y el primer seguimiento | Detectar retrasos que enfrían a las familias. |
| Familias sin próxima acción | Asistentes sin tarea pendiente | Priorizar a quién llamar esta semana. |
Cómo ayuda un CRM de admisiones
Con un CRM de admisiones, cada familia inscrita queda en una ficha con su origen, el curso que le interesa y lo que pasó en la jornada, y el equipo ve en un mismo sitio quién tiene que hacer qué. Dirección puede ver después cuántas visitas y solicitudes salieron de cada jornada.
En EduRolia, el plan Pro incluye una página de eventos para gestionar inscripciones a jornadas de puertas abiertas, un formulario web conectado al CRM y un calendario para que las familias reserven visitas desde la web. El seguimiento posterior se trabaja con tareas, responsables y próximos pasos en la ficha de cada familia.
¿Queréis ver cómo se gestiona una jornada de puertas abiertas en EduRolia?
Probad la demo o reservad una llamada y os enseñamos la página de eventos, la inscripción y el seguimiento posterior.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se suelen hacer las jornadas de puertas abiertas?
Depende de cada colegio, pero suelen concentrarse en los meses previos al plazo de solicitudes. En los centros sostenidos con fondos públicos ese plazo lo fija cada comunidad autónoma, así que conviene revisarlo cada año.
¿Qué datos hay que pedir en la inscripción?
Los mínimos para poder hacer el seguimiento: nombre, forma de contacto, curso o etapa de interés y cómo conocieron el colegio. Pedir más datos de la cuenta reduce las inscripciones y obliga a tratar información que no se usa.
¿Cuánto tiempo después hay que contactar a las familias?
Lo ideal es un primer mensaje el mismo día o el siguiente y un contacto personal en los dos o tres días posteriores con quienes mostraron más interés. Cuanto más se retrasa, más se enfría la decisión.
¿Hay que tratar igual a quien se inscribió y no vino?
No. A quien no pudo asistir conviene ofrecerle otra fecha o una visita individual, en lugar de enviarle el mismo mensaje que a quien sí estuvo.
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